Lohnbuchhaltung und Steuern – häufige Fehler vermeiden
- smart24
- 4. Nov.
- 2 Min. Lesezeit
Die Lohnbuchhaltung ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens und gleichzeitig eine der grössten Quellen für Fehler, die teuer werden können. Sie betrifft nicht nur die Auszahlung der Löhne, sondern auch Sozialversicherungen, Quellensteuer, Spesenabrechnungen und die korrekte Deklaration gegenüber Behörden. Eine ungenaue oder verspätete Abrechnung kann rasch zu Nachzahlungen, Bussen oder Reputationsschäden führen.
Einer der häufigsten Fehler liegt in der unvollständigen oder fehlerhaften Erfassung von Lohnbestandteilen. Zum Lohn gehören nicht nur das Grundgehalt, sondern auch Zulagen, Prämien, Naturalleistungen, Bonuszahlungen oder private Nutzung von Geschäftsfahrzeugen. All diese Positionen müssen korrekt versteuert und sozialversicherungspflichtig abgerechnet werden. Gerade bei kleinen Unternehmen oder Start-ups wird dieser Punkt oft unterschätzt.
Auch die Unterscheidung zwischen Angestellten und Selbstständigen führt häufig zu Missverständnissen. Wird eine externe Person als Auftragnehmer geführt, obwohl sie faktisch wie ein Angestellter arbeitet, kann das steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen haben. Die korrekte Einstufung ist daher entscheidend, um spätere Rückforderungen zu vermeiden.
Ein weiterer Stolperstein betrifft die Quellensteuer. Unternehmen, die ausländische Mitarbeitende ohne Schweizer Bürgerrecht beschäftigen, sind verpflichtet, die Quellensteuer korrekt zu berechnen und fristgerecht an die Steuerbehörde abzuführen. Unterschiedliche Kantone haben dabei unterschiedliche Tarife und Regeln. Eine falsche Anwendung kann schnell zu Nachforderungen führen, die das Unternehmen tragen muss.
Auch Spesen werden oft falsch behandelt. Nur effektiv nachweisbare und geschäftlich begründete Auslagen dürfen steuerfrei vergütet werden. Pauschale Spesenregelungen sind nur zulässig, wenn sie von der Steuerbehörde genehmigt wurden. Andernfalls kann es passieren, dass die Auszahlungen als Lohnbestandteil gelten und nachversteuert werden müssen.
Die Digitalisierung hat die Lohnbuchhaltung zwar vereinfacht, doch technische Systeme sind nur so zuverlässig wie ihre Daten. Automatisierte Prozesse müssen regelmässig überprüft werden, um Fehler bei Lohnabrechnungen oder Sozialabgaben zu verhindern. Besonders wichtig ist die korrekte Hinterlegung der Beitragssätze für AHV, ALV, BVG und Unfallversicherung. Änderungen im Gesetz oder bei den Versicherungen sollten stets zeitnah eingepflegt werden.
Unternehmen sollten ausserdem darauf achten, Lohnunterlagen und Abrechnungen sorgfältig zu archivieren. In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren. Diese Nachweise sind bei Steuerprüfungen oder Kontrollen der Ausgleichskasse unerlässlich.
Eine korrekte Lohnbuchhaltung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Vertrauensfaktor gegenüber Mitarbeitenden und Behörden. Sie schafft Transparenz, sichert die finanzielle Stabilität und verhindert unnötige Risiken. Wer seine Prozesse regelmässig überprüft, auf aktuelle gesetzliche Änderungen achtet und bei Bedarf einen Treuhänder hinzuzieht, ist auf der sicheren Seite – und spart langfristig Zeit, Nerven und Geld.
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