Häufige Fehler bei Events – und wie man sie vermeidet
- smart24
- 29. Okt.
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 30. Okt.
Ein gelungenes Event zu planen – sei es eine Firmenveranstaltung, ein Geburtstag oder ein spezieller Anlass – ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Je grösser und aufwendiger das Event, desto mehr Details gilt es zu beachten. Dennoch schleichen sich oft dieselben Stolperfallen ein. Im Folgenden zeigen wir zentrale Fehler bei der Planung und Durchführung auf – und geben konkrete Hinweise, wie Sie sie umgehen.
1. Fehlende klare Ziele und Zielgruppe
Ein Event ohne klar definierte Ziele ist wie eine Fahrt ohne Karte: Man weiss oft nicht genau, wohin man will. Ein häufiger Fehler ist es, mit der Planung zu starten, ohne zuvor die Erwartungshaltung zu klären: Was soll erreicht werden? Wen will man ansprechen? Welche Wirkung zählt? Wenn Zielgruppe und Ziele nicht klar sind, entstehen Inkonsistenzen etwa bei Location, Ablauf oder Botschaft.Vermeiden Sie das, indem Sie zu Beginn des Projekts folgende Fragen beantworten:
Wer kommt – und was erwartet diese Person?
Welchen Zweck hat das Event (Netzwerken, Verkaufen, Feiern, Präsentieren)?
Welche Erfahrung sollen die Teilnehmenden mitnehmen?
2. Zu knappes Zeit- und Organisationsbudget
Ein weiteres klassisches Problem: Zu wenig Pufferzeit beim Vorbereiten und am Tag selbst eingeplant. Viele Aufgaben – von Technik über Catering bis zur Dekoration – brauchen länger als gedacht. Wenn Aufbau oder Abläufe zu knapp kalkuliert sind, entstehen Stress, Hektik und Fehler. Ebenso kann das Fehlen einer detaillierten Timeline mit Verantwortlichkeiten dazu führen, dass wichtige Punkte übersehen werden.Lösung: Erstellen Sie frühzeitig eine umfassende Projektübersicht mit allen Meilensteinen, Verantwortlichen und Deadlines. Planen Sie Aufbau- und Abbauphasen grosszügig und definieren Sie Zeitreserven („Falls X länger dauert, dann…“).
3. Budgetüberschreitungen und Kostenfallen
Auch für erfahrene Planer ist das Thema Budget tückisch. Nicht selten werden versteckte Kosten übersehen – etwa Zusatzgebühren für Technik, Reinigung, Personal-Überstunden oder unerwartete Extras. Wenn das Budget zu spät erhoben oder nur unvollständig kontrolliert wird, gerät das Event in finanzielle Schieflage.Empfehlung: Legen Sie ein detailliertes Budget an, das alle Kostenkategorien enthält – inklusive eines „Contingency“-Postens für Überraschungen. Prüfen Sie laufend, ob Sie im Rahmen bleiben, und buchen Sie Zusatzleistungen erst nach Rücksprache.
4. Unpassende Location oder nicht ausreichend auf die Anforderungen abgestimmt
Die Wahl der Location wirkt sich massiv auf den Erfolg eines Events aus. Fehler sind z. B.: Raum zu klein, Ausstattung nicht passend, Lage schlecht erreichbar für Gäste oder technische Infrastruktur unzureichend. Auch wenn eine Location optisch überzeugt, heisst das nicht automatisch, dass sie organisatorisch ideal ist.So vermeiden Sie es: Besichtigen Sie Räume persönlich, prüfen Sie Sitz- und Stehplätze, Technik, Zugang, Verkehrs- und Parkmöglichkeiten sowie mögliche Nebengeräusche. Achten Sie darauf, dass der Raum zur Zielgruppe und zum Ablauf passt.
5. Unzureichende Kommunikation mit Partnern und Dienstleistern
Viele Probleme entstehen durch fehlende, unklare oder spät kommende Informationen zwischen Veranstalter, Dienstleistern (Catering, Technik, Dekoration) und internem Team. Dies kann dazu führen, dass Leistungen nicht wie erwartet umgesetzt werden oder Verantwortlichkeiten unklar bleiben.Vorgehen: Erstellen Sie Verträge oder Leistungsbeschreibungen mit allen Punkten (Lieferzeiten, Ausstattung, Personal, Kosten) und kommunizieren Sie regelmässig Statusupdates. Führen Sie ggf. einen verbindlichen Abschluss-Check mit allen Beteiligten vor dem Event durch.
6. Vernachlässigung der Gästebedürfnisse und Erlebnisqualität
Auch bei toller Ausstattung kann das Ereignis enttäuschen – wenn die Bedürfnisse der Teilnehmenden ignoriert werden. Schlechte Orientierung, lange Wartezeiten, fehlende Alternativen bei Essen oder Getränken, Technik-Pannen oder fehlende Pausen wirken sich negativ auf die Gesamtbewertung aus.Besser so: Versetzen Sie sich in Ihre Gäste: Wie fühlt sich deren Weg durch die Veranstaltung an? Wo könnten Stolpersteine liegen? Sorgen Sie für klare Beschilderung, ausreichend Personal, angenehme Aufenthaltsbereiche, Techniktests im Vorfeld und passende Snacks/Getränke.
7. Kein oder unzureichender Plan B
Egal wie gut man plant – irgendetwas kann schiefgehen: Wetterumschwung bei Outdoor-Events, Technik streikt, Lieferanten fallen aus, Gästeliste ändert sich. Wer dafür nicht vorbereitet ist, gerät leicht in Stress oder muss improvisieren – das beeinflusst das Erlebnis spürbar.Tipp: Legen Sie für zentrale Punkte mindestens eine Alternative fest (z. B. Ersatzraum, Backup-Technik, weiteres Personal). Informieren Sie das Team über das Vorgehen im Notfall.
8. Technik- und Ablauffehler am Eventtag
Am Tag selbst zeigen sich oft die kleinen, aber entscheidenden Fehler: Aufbau verzögert, Technik nicht getestet, Moderation schlecht vorbereitet, Ablaufplan nicht bekannt, Personal nicht eingewiesen. Diese Mischung kann dazu führen, dass das Event unprofessionell wirkt – auch wenn Vorbereitungen vorhanden waren.Massnahme: Führen Sie einen vollständigen Probeaufbau durch, testen Sie Technik vor Ort (Mikrofon, Beamer, Internet), briefen Sie alle Teammitglieder mit Rolle und Zeitplan und stellen Sie sicher, dass am Eventtag eine feste Ansprechperson für jede Kernfunktion vorhanden ist.
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